Les preuves pedagogiques attestent de la realite et de la qualite des formations dispensees. Bien les conserver est indispensable pour les controles, les audits Qualiopi et la relation avec les financeurs.
Points clés
- Quelles preuves pedagogiques conserver
- Organiser un archivage fiable
- Lien avec Qualiopi et les controles
Quelles preuves pedagogiques conserver
Conservez les programmes, les supports remis, les feuilles d'emargement ou preuves de connexion, les evaluations des acquis et de satisfaction, ainsi que les attestations de fin de formation. Ces pieces demontrent que l'action a bien eu lieu et qu'elle correspond a ce qui etait prevu. Leur coherence entre elles est essentielle. Selon votre situation, adaptez la liste aux exigences de vos financeurs.
Organiser un archivage fiable
Classez vos preuves par action et par session pour pouvoir les retrouver rapidement. Privilegiez un archivage numerique sauvegarde et structure, complete si besoin de versions papier signees. Definissez une politique de conservation precisant les durees et les responsables. Selon votre situation, cette organisation vous fera gagner un temps precieux lors d'un controle ou d'un audit.
Lien avec Qualiopi et les controles
Le Referentiel National Qualite attend des preuves a chaque etape du processus de formation. Un archivage rigoureux alimente directement la preparation de l'audit Qualiopi et des controles administratifs. Les memes pieces servent souvent plusieurs finalites. Selon votre situation, mutualisez la collecte des preuves pour eviter les doublons d'effort.
En pratique
Scénario. Une formatrice sous-traitante intervient pour plusieurs organismes. Pour chaque session, elle archive immediatement le programme, les emargements signes, les evaluations et l'attestation de fin. Lorsqu'un organisme donneur d'ordre prepare son audit Qualiopi, elle lui transmet en quelques minutes l'ensemble des preuves de ses interventions, contribuant directement a la reussite de l'audit.
Questions fréquentes
Les preuves numeriques sont-elles acceptees ?
Oui, des lors qu'elles sont fiables et que leur integrite peut etre demontree. Selon votre situation, privilegiez des emargements et signatures dont vous pouvez justifier la valeur probante, et conservez des sauvegardes.
Qui conserve les preuves en cas de sous-traitance ?
L'organisme donneur d'ordre reste responsable vis-a-vis du financeur, mais le sous-traitant a interet a conserver ses propres preuves d'intervention. Selon votre situation, clarifiez dans le contrat qui transmet et conserve quoi.
Pour aller plus loin
Pour approfondir : Anticiper les controles administratifs · Assurance et responsabilite du formateur. Et le reste de nos ressources pour les écoles, OF et formateurs.
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