Les organismes manipulent de nombreuses donnees personnelles d'apprenants : identite, parcours, evaluations. Les proteger est une obligation legale au titre du RGPD et un gage de confiance.
Points clés
- Quelles donnees apprenants sont concernees
- Le formateur sous-traitant au sens du RGPD
- Mesures concretes de protection
Quelles donnees apprenants sont concernees
Sont concernees toutes les donnees permettant d'identifier un apprenant : nom, coordonnees, mais aussi parcours, resultats d'evaluation ou donnees de connexion. Certaines peuvent etre sensibles, comme des informations liees a une situation de handicap. Le RGPD impose de ne collecter que ce qui est necessaire a la finalite poursuivie. Selon votre situation, recensez precisement les donnees traitees dans le cadre de vos formations.
Le formateur sous-traitant au sens du RGPD
Lorsqu'un formateur traite des donnees d'apprenants pour le compte d'un organisme, il agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Cela implique un contrat encadrant le traitement, des instructions claires du responsable de traitement et des garanties de securite. Le sous-traitant ne peut utiliser les donnees a d'autres fins. Selon votre situation, formalisez ces engagements par ecrit.
Mesures concretes de protection
Limitez les acces aux donnees aux seules personnes habilitees, securisez les supports et les transferts, et definissez des durees de conservation. Sensibilisez les intervenants a la confidentialite et prevoyez la conduite a tenir en cas d'incident. Ces mesures reduisent le risque de violation de donnees. Selon votre situation, documentez votre dispositif pour pouvoir en demontrer l'existence.
En pratique
Scénario. Un organisme partage avec un formateur sous-traitant la liste des apprenants et leurs evaluations. Il encadre ce partage par un contrat conforme a l'article 28 du RGPD, transmet les donnees via un canal securise et precise la duree de conservation. Le formateur s'engage a ne pas reutiliser ces donnees pour sa propre prospection, ce qui protege les apprenants et l'organisme.
Questions fréquentes
Un formateur peut-il reutiliser les coordonnees des apprenants pour sa prospection ?
Non, s'il a recu ces donnees comme sous-traitant pour le compte de l'organisme. Au sens de l'article 28 du RGPD, il ne peut les utiliser que selon les instructions du responsable de traitement et pour la finalite prevue.
Faut-il un contrat ecrit pour le partage de donnees apprenants ?
Oui. Le RGPD impose un encadrement contractuel de la relation entre responsable de traitement et sous-traitant. Selon votre situation, prevoyez une clause ou un acte specifique definissant les obligations de chacun.
Pour aller plus loin
Pour approfondir : Anticiper les controles administratifs · Assurance et responsabilite du formateur. Et le reste de nos ressources pour les écoles, OF et formateurs.
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